咨询热线 +86-13312935978
展会物流服务项目
参加国际展会时,展品运输的运输流程及相关注意事项
发布日期: 2023-04-04 点击: 432

参加国际展会时,展品运输的运输流程及相关注意事项

无论是十多年前还是今天,对于很多企业来说,参展是开发客户的一种主流传统方式,通过展会来宣传自己的产品,达到吸引客户的眼球。而在整个参展过程中,展品运输作为关键的一个环节,至关重要。如果在展品运输这一环节稍有差错,将会严重影响企业的参展计划,严重的时候会将耗资巨大的出展计划化为泡影,下面为您介绍展品运输流程及一些注意事项。

展览品运输,是指展品包装结束后,通过运输工具及各种方式将展品移动至目的地的行为(包括展品装卸作业),其责任范围为自出发地的展品包装箱离地时始,直到达目的地的展品包装箱落地时止。从广义上来讲,展品运输包括展览前后展品的运输、会展活动期间向展商和参展观众分发实物的运输,以及与此相配套的会展设施的运输等;从狭义上来讲,展品运输就是指以展品为主体所产生的运输过程。因此在展览品运输过程中,我们应该做好以下工作。


1、做好运输前的准备工

一些大型展览会,组展商(又可称为主办方,商业运作的组展商可称为组展商,顾名思义即是组织展览的企业)通常会指定一个或几个展览品运输公司作为其展览会的运输代理,品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输,组展商申请展会批文在海关备案时,会同时将运输代理在海关备案,组展商委托了哪家运输公司,海关才受理哪家公司的报关业务,因此参展商事先要咨询清楚。


2、将货物的详情告知运输商

参展商在确定参展以后,组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解,该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时,运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络,并会将一份货单传给参展商,上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出,参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商,比如有关展览品的资料,展览会地址、日期、收件人,以及展览品箱号、唛头、尺码、毛重、净重、以及总的体积和重量等情况。


3、包装箱的标签要做到精细

首先外包一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。有些运输商为了节约成本,将货物转包出去,甚至经过几次转包,Z 后由一家有运输实力的公司集中发运。在展览旺季,展会运输商承运的货物也会分属不同的会场,在一个展览中心举办多个展的情况下,运输商就不知道该将展品送到哪个馆。因此,展品运输时标签的内容就显得格外重要,一旦没有写清楚,就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。另外,必要的易碎商品的防震材料填充,易碎标志、不准倒置标志也不应遗漏。


4、选择运输商时的注意事项

一个展览会上有国际展商,也有国内展商。一些国际性的运输公司,国际展商通常由其代理去与其联络。虽然国际展商可以选择运输商,但需要注意的是:参展商可以任意选择一个运输公司来承运普通商品,但是对于属于海关监管的展览品的,则不是任何运输公司都能承运的。按海关的规定,展品进境展览时是不收税的,因为展览会闭幕后还要出境,为了确保不会产生逃税的问题,运输商要在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉。目前,并不是每个运输公司都可以做这种监管运输的业务。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。


5、运输途中紧密联系运输商

发货后及时告诉运输商 ,告诉对方负责人已经发货,并将运单传真过去,将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式不要仅用电话,以文件的形式发传真,一是便于对方留底查货,二是展览会期间很忙,对方联系人不在的情况下,也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。此外,安排专人和运输商沟通,有些展会,由于没有做好内部沟通,运输公司常常会因找不到人而耽误时间。所以,与每个环节一样,运输必须有专人负责。


6、灵活应对突发情况

一般来说,参展的货物通常是在展会开幕前两天运到,但有时候在运输的过程这常常有意外情况发生。比如参展的城市因要举办一些活动突然实行交通管制,有些运输商对此经验并不了解,但运输商对此经验丰富。因此,参展商一定要与运输商紧密联系,按运输商的要求提供一些证件、文件等。此外,展商到达展位后应及时核查展品,一旦发现展品丢失或者受损,应立即与参展带团负责人联系或者直接联系国外保险公司,保证第 一时间进行拍照等必要核实步骤,从而将损失降至最低等。


线

售前咨询 客服操作 客服操作

微信客服