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展会物流服务项目
展会物流服务的业务流程
发布日期: 2022-10-08 点击: 66

展会物流服务大致可分为9个环节:

1、掌握客户信息

即掌握需要物流服务的参展商信息,包括参展商名称、其预定展位情况、需要运输的展品/物品情况(规格、重量)、需要提供服务的内容等。

由于展会主办方掌握大量的客户信息,因此,在收集信息和提供服务的过程中,物流服务提供商需与展会主办方保持密切的沟通。

2、制定工作计划

原则是服务工作启动时间应与展会销售工作启动时间同步。

工作计划按月安排,展会前45天按周安排,展会前10天按天安排。

计划一般为表格形式

3、展开宣传推广

建立网站、印制宣传手册,以便展商查询和了解信息。

同时,通过电话或登门方式拜访重要客户。

4、编制服务手册

服务手册系合同要约性质,编写时态度必须认真,不可随意乱写,也无需空话套话。

服务手册起服务指南作用,旨在告知客户:我们做什么,怎么做,需要客户如何配合。

服务手册须载明服务项目、服务要求、服务收费标准等内容。

服务手册通常用以文字、表格和图示等方式表达。

编写服务手册应与展会主办方事先协调,以免产生不必要的矛盾。服务手册可在展会主办方《展会服务手册》上登载。

服务手册提供时间一般在展会开幕前45天。发送对象是所有参展商、展会主办方、展馆和展会其他服务提供方。

5、落实运输工具

一是,根据客户需要,落实长途运输的工具;

二是,根据展会特点和客户展品/物品装卸运输的需要,落实展会现场的运输工具。

6、落实仓储地点

一是,长途运达的货品暂时存放地点;

二是,货品在展会现场的存放地点;

三是,货品包装物在展会现场的存放地点

7、安排展会现场服务

首先,要制定展会现场服务工作岗位职责分工表,以利工作人员各就其位,各负其责。

其次,要组织参与现场服务的人员尤其是临时外聘人员和实习生模拟演练服务环节,进行培训。

再次,要设计服务识别系统,包括现场服务人员的工作服、名片、胸卡;布置或搭建现场服务办公室、接待客户工作台;制备现场服务指引牌等。

第四,要准备展会现场服务所需的物品,包括对讲机、验钞机、饮水机、工作流转表、皮尺等。在面积特大的展馆服务,还需要准备自行车,以便工作人员骑行,节省馆内联络时间。

8、实施展会现场服务

大致分为布展期间、撤展期间两个主要时段。

其间,现场收取物流服务费是重要工作内容之一。

要把安全服务作为重点,防止设备或人身事故,防止与客户或展馆工作人员的冲突。同时,要有处理突发事件的预案。 

9、展后总结

在展后两周内采用电话方式回访客户,了解客户意见。同时,完善客户资源数据库。

召集团队成员共同总结。通过现场服务中发现的问题,结合回访获得的信息,形成总结的文字报告。

总结报告分为成绩、问题、措施三部分,并附有相关数据的分析。


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