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展会物流服务项目
会展物流的具体业务流程
发布日期: 2022-10-08 点击: 285

会展因其特性,更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展,需要整个会展服务供应链中各节点,包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等,密切配合,相互合作,协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案,而且可以代替参展商完成参展样品的提货、运输、、装卸、包装、搬运、布展,以及人员组织、调度、管理,设备的供给、保养、回收,保险等一系列服务。因此,会展的具体业务流程主要包括以下三大环节:

一、指定服务商

按照国际惯例,一般大型展会,其组委会都要指定物流服务商。物流服务商根据组委会提供的信息与参展商联系,洽谈具体物流服务需求。在这一阶段,参展商业可以与会展主办方进行沟通,自己选择物流服务商。

在实际会展活动过程中,展品的物流组织模式主要有:参展商自行负责展品运输;参展商自选物流服务商进行展品运输;展会主办方指定会展物流服务商通过邮寄或快递等方式。

值得指出的是,在展会操作中,参展方使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下,由会展主办方指定的物流服务商大多是一些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高,能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业。与这样的物流供应商合作,服务质量、安全性有一定的保障,可省去参展商的许多后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商,最好找正规的企业。否则,将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外发生,造成不必要的损失。

二、方案的设计与完善

承担会展物流业务的商根据参展商的要求设计物流服务方案,包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容,如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中,物流服务商需要与参展商充分沟通,才能保证方案符合参展商的需要。

一般而言,海外参展商通常有一些国际性的运输公司代理。国际展览运输协会认为,展会物流代理工作主要有6个方面。

1.联络。

2.展会前与客户联系,应明确基本的运输要求。如单证文件、截止日期等。

3.办理单证文件以及现场代理。

4.设计最佳运输方式和路线。

5.提供现场支持。

6.展后处理、回运等。

三、方案的实施

根据会展主办方的展会日程安排,物流服务商依据方案进行提货、运输、保管等物流作业,活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付后,要由参展商进行确认,待展览结束后立即启动下一轮或展品回程运输。优秀的物流服务商,还可以为参展商提供布展、展览管理、回收处理等增值服务。

对于参展商而言,在展品运输阶段要与物流代理商紧密联系,并注意把握好一下几个阶段。

1.认真挑选物流商

在确定参展之后,参展商要尽快确定展品物流服务供应商。确定物流商后,双方会签订一份展品运输的协议。协议主要内容有:物流公司及展馆的通信地址、联系方式和联系人、接货时间安排、运输方式、到达站、发货单位、展会名称、件数、重量、体积、保险价值等。

2.紧密联系物流商

在于物流商的联系中,最好使用书面以及传真形式,以便根据文件内容进行核对。按照国际惯例,参展货物通常是在距离开幕前两天运到,保持密切沟通是为了防止展品在运输过程中出现意外情况。

3.迅速有序进展场

由于展会周期相对较短的特点,往往展前展品进馆的时间安排很紧,所以,参展商应该听从物流代理商的统筹安排,尽可能地争取布展时间,做到协调、安全、快速、有序。

4.妥善处理参展品

展会结束后,参展商应与所委托的物流代理商提前沟通,商定好撤展及展品回运事宜。

总之,会展物流服务可以说是时间紧、任务重、要求高、事物繁多,因此,有关各方必须熟知会展物流业务流程图(如图1所示),以求得快捷、高效地做好会展物流的各项工作。



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