会展因其特性，更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展，需要整个会展服务供应链中各节点，包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等，密切配合，相互合作，协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案，而且可以代替参展商完成参展样品的提货、运输、、装卸、包装、搬运、布展，以及人员组织、调度、管理，设备的供给、保养、回收，保险等一系列服务。因此，会展的具体业务流程主要包括以下三大环节：
一、指定服务商
按照国际惯例，一般大型展会，其组委会都要指定物流服务商。物流服务商根据组委会提供的信息与参展商联系，洽谈具体物流服务需求。在这一阶段，参展商业可以与会展主办方进行沟通，自己选择物流服务商。
在实际会展活动过程中，展品的物流组织模式主要有：参展商自行负责展品运输；参展商自选物流服务商进行展品运输；展会主办方指定会展物流服务商通过邮寄或快递等方式。
值得指出的是，在展会操作中，参展方使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下，由会展主办方指定的物流服务商大多是一些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高，能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业。与这样的物流供应商合作，服务质量、安全性有一定的保障，可省去参展商的许多后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商，最好找正规的企业。否则，将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外发生，造成不必要的损失。
二、方案的设计与完善
承担会展物流业务的商根据参展商的要求设计物流服务方案，包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容，如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中，物流服务商需要与参展商充分沟通，才能保证方案符合参展商的需要。
一般而言，海外参展商通常有一些国际性的运输公司代理。国际展览运输协会认为，展会物流代理工作主要有6个方面。
1.联络。
2.展会前与客户联系，应明确基本的运输要求。如单证文件、截止日期等。
3.办理单证文件以及现场代理。
4.设计最佳运输方式和路线。
5.提供现场支持。
6.展后处理、回运等。
三、方案的实施
根据会展主办方的展会日程安排，物流服务商依据方案进行提货、运输、保管等物流作业，活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付后，要由参展商进行确认，待展览结束后立即启动下一轮或展品回程运输。优秀的物流服务商，还可以为参展商提供布展、展览管理、回收处理等增值服务。
对于参展商而言，在展品运输阶段要与物流代理商紧密联系，并注意把握好一下几个阶段。
1.认真挑选物流商
在确定参展之后，参展商要尽快确定展品物流服务供应商。确定物流商后，双方会签订一份展品运输的协议。协议主要内容有：物流公司及展馆的通信地址、联系方式和联系人、接货时间安排、运输方式、到达站、发货单位、展会名称、件数、重量、体积、保险价值等。
2.紧密联系物流商
在于物流商的联系中，最好使用书面以及传真形式，以便根据文件内容进行核对。按照国际惯例，参展货物通常是在距离开幕前两天运到，保持密切沟通是为了防止展品在运输过程中出现意外情况。
3.迅速有序进展场
由于展会周期相对较短的特点，往往展前展品进馆的时间安排很紧，所以，参展商应该听从物流代理商的统筹安排，尽可能地争取布展时间，做到协调、安全、快速、有序。
4.妥善处理参展品
展会结束后，参展商应与所委托的物流代理商提前沟通，商定好撤展及展品回运事宜。
总之，会展物流服务可以说是时间紧、任务重、要求高、事物繁多，因此，有关各方必须熟知会展物流业务流程图（如图1所示），以求得快捷、高效地做好会展物流的各项工作。
本文标题：会展物流的具体业务流程
